Administration

Administrationen i BookingStudio er det sted, hvor du styrer din udlejningsforretning ned i mindste detalje. Efter mere end fem års udvikling og udvidelser er BookingStudio i dag en af branchens mest innovative og effektive løsninger til administration af bureauer. Udviklingen af BookingStudio stopper aldrig, da vores målsætning er at levere den bedste og mest effektive løsning til små og mellemstore bureauer.
 
Det er for omfattende at beskrive alle mulighederne her, men nedenstående vil give dig en fornemmelse af bredden og fleksibiliteten i programmet. Kontakt os gerne for mere detaljeret information.

BookingStudio kan håndtere langt de fleste sprog på dine hjemmesider. Du kan med andre ord realisere dine planer om eksport til fjerne markeder.
 
Desuden kan du selv oversætte og tilpasse alle de fraser og ord, som BookingStudio anvender på hjemmesiden. Til hver sprogversion af din hjemmeside kan du fastsætte den valuta, du ønsker at udbyde dine produkter i. 

BookingStudio varetager effektivt hele din debitor- og kreditorstyring, så du konstant har overblik over gæld og tilgodehavender. Alle indbetalinger fra debitorer og udbetalinger til kreditorer registreres i BookingStudio, så du altid har en opdateret saldo lige ved hånden. Rykkerproceduren kan du klare med få klik og derved afsende standardiserede rykkerskrivelser pr. e-mail – hvis kunden ikke har en e-mail-adresse, kan du naturligvis udskrive og sende rykkerskrivelsen pr. brev.
BookingStudio indeholder en række tidsbesparende funktioner, når det gælder udbetalinger til leverandører. For feriehusudlejere er der specielle funktioner til "masse-afregning" af private ejere af feriehuse. 

BookingStudio sørger automatisk for at bogføre alle transaktioner i systemet og udarbejde en kassekladde. Kassekladden overføres automatisk til dit økonomisystem – altså uden manuel indtastning.
 
Du har desuden mulighed for at foretage manuelle posteringer på finans- og balancekonti direkte i BookingStudio.

Målgrupper er et redskab, som kører på tværs af en række funktionsområder i BookingStudio. Redskabet giver bureauerne mulighed for at tilpasse produktudbuddet til forskellige målgrupper.
 
I BookingStudio betyder det, at du kan lave forskellige hjemmesider med individuelt design og indhold, der taler direkte til målgruppen. Til hjemmesiderne knytter du de overnatningsprodukter og varer, som passer til målgrupperne.
 
Konceptet kan bedst sammenlignes med de kataloger, bureauerne laver til forskellige målgrupper. Typisk adskiller katalogerne sig layout-  og indholdsmæssigt, så de taler direkte til målgrupperne. Eksempelvis kan et bureau udgive ét katalog, der er målrettet golfturister, og et andet, der er tilpasset solferie for børnefamilier. Nogle af bureauets overnatningsprodukter vil typisk findes i begge kataloger, da de henvender sig til begge målgrupper, men de præsenteres i to vidt forskellige sammenhænge. I BookingStudio er de forskellige kataloger blot udskiftet med forskellige hjemmesider.
 
Målgruppestyringen anvendes desuden til at opdele dine produkter i andre og mere overordnede typer af målgrupper. Som standard er målgrupperne inddelt i tre grupper, som du kan vælge at fordele dine overnatningsprodukter og varer efter : Online-kunder, telefonkunder og agenter.
 
Kontakt os for yderligere information om muligheder og begrænsninger vedr. målgruppestyring.

BookingStudio har nok markedets mest fleksible og samtidig mest effektive måde at oprette priser på. Vi er klar over, at det er ressourcekrævende at oprette og vedligeholde priser for nye og eksisterende overnatningsprodukter og varer. Det bliver hurtigt til tusindvis af priser.
 
Derfor har vi valgt at tilbyde flere forskellige arbejdsprocesser inden for prisoprettelse. Hver især er de tilpasset de prisstrukturer, som forskellige produkttyper er underlagt.   
 
Som eksempler på effektiviserende arbejdsprocesser kan nævnes: Masseoprettelse af prisperioder, sæsonstyring, kopiering af priser og perioder, kopiering fra Microsoft Excel m.m.
 
Ud over effektive metoder til at oprette og vedligeholde alle priser tilbyder vi et unikt modul, som vi kalder "Avanceret Pristilpasning". Med dette modul opnår du den højeste grad af fleksibilitet, når du skal oprette rabatter og justere priser.
 
Modulet giver dig mulighed for at opstille en lang række betingelser, som, når de er opfyldt, udløser en omberegning af den normale pris. Du kan bedst sammenligne modulet med et traditionelt regneark, hvor du opretter formler på baggrund af variable og konstanter, som befinder sig i cellerne i dit regneark. Alle rabatter og prismanipulationer kan naturligvis styres, så de udelukkende aktiveres for udvalgte målgrupper.
 
Med avanceret pristilpasning tør vi godt love, at du får branchens mest effektive og fleksible modul til oprettelse og vedligeholdelse af rabatter og prisjusteringer. Du er med andre ord ikke længere begrænset af din leverandørs opfindsomhed, når det gælder om at udvikle rabatmuligheder - du definerer og opretter dem selv.

Med BookingStudio har du fuldstændig kontrol over de overnatningsprodukter og varer, som dine agenter kan reservere.  Modellen er bygget op omkring et individuelt login, hvor agenten skal bruge et brugernavn og password.
 
Hvert eneste overnatningsprodukt, alle varer, al pristilpasning og alle rabatter kan konfigureres i forhold til de målgrupper,  de skal være tilgængelige for. På den måde kan du detaljeret styre, hvilke produkter dine agenter skal have mulighed for at bestille - og dermed også, hvilke produkter du udelukkende selv vil sælge direkte til slutkunden via dine egne hjemmesider eller ved telefonsalg.
 
Afregningen foregår ved, at der ved hver bestilling sendes en netto-faktura til agenten via e-mail. Altså en faktura med de normale bruttopriser til slutkunden, fratrukket den individuelle provision til agenten. Fakturaen indeholder naturligvis også oplysninger om agentens individuelle betalingsbetingelser. Processen er optimeret, så den er yderst effektiv og uden manuelle arbejdsgange for dit personale.

Destinationer er de geografiske steder, hvor dine overnatningsprodukter befinder sig. Alle dine overnatningsprodukter skal være tilknyttet en destination, så dine kunder kan søge efter ledige udlejningsobjekter i netop dette område.
 
BookingStudio tilbyder en fleksibel model til at oprette strukturer for dine destinationer - uanset om du opererer internationalt, nationalt eller lokalt.

BookingStudio tilbyder som de eneste i Danmark ét komplet bookingsystem, der både kan udleje og administrere hotelprodukter og privatejede feriehuse. Men det slutter ikke dér: BookingStudio håndterer også en lang række andre overnatningsprodukter, så du løber aldrig løber tør for muligheder for at udvide dit produktudbud.
 
Administrationen af overnatningsprodukterne har en lang række generelle og specialiserede funktioner målrettet forskellige overnatningsprodukter. Du er garanteret effektivitet og professionalisme, uanset om du er feriehusudlejer eller har et rejsebureau med klassiske hotelprodukter. 

Håndteringen af varer er et kapitel for sig. Du kan oprette og administrere en lang række varetyper i BookingStudio, eksempelvis: 
 

Standard Forbrug Depositum Forsikring Transport

 
Varetyperne kan oprettes med forskellige og specialiserede egenskaber. Eksempelvis kan nævnes forbrugsvarer, typisk energiforbrug (el, olie el.), hvor forbruget først gøres op og afregnes ved kundens afrejse. Eller forsikringsprodukter, der prissættes ud fra en procentsats af bestillingens øvrige produkter.
 
Varernes tilgængelighed kan du frit styre ved at angive aktive perioder. Vareteksterne er sprog- og periodestyrede, så teksten automatisk ændres på en forudbestemt dato. Salgs- og kostpriserne er ligeledes periodestyrede, og du bestemmer, hvor mange perioder priserne skal deles op i.
 
Med BookingStudio får du fuld kontrol over hvordan varer skal kombineres med dine overnatningsprodukter, kreditorer, målgrupper og destinationer. Kombinationsmulighederne er mangfoldige, og vi anbefaler, at du kontakter vores salgsafdeling for en mere detaljeret gennemgang.

Du opretter selv alle de pensionstyper, du har brug for til dine overnatningsprodukter. Der kan tilknyttes lige så mange pensionsprodukter, som du ønsker.
 
Priserne kan oprettes individuelt pr. overnatningsprodukt og pr. valuta, så du har maksimal frihed til at tilpasse priserne til markedet. 

Faciliteterne anvendes hyppigt i forbindelse med søgeresultater og på selve præsentationen af overnatningsstedet. Faciliteter er effektive, da de kan give brugeren meget information på lidt plads.
 
Faciliteter kan bestå af et billede/ikon og eventuelt en kort beskrivende tekst eller et tal. Faciliteterne kan også anvendes uden billeder og præsenteres som en liste af tekst/tal.
 
Du kan selv konfigurere de faciliteter, du vil præsentere på de skærmbilleder, der indgår i kundens søgning efter overnatningsprodukter. På den måde kan du selv ændre din opsætning, når behovet opstår.
 
Faciliteterne består som udgangspunkt af tre typer: 
 

Ja/nej – anvendes, hvor spørgsmålet om faciliteten forefindes kan besvares med ja eller nej Tal - anvendes ved faciliteter ,der beskriver antal, afstand, årstal eller lignende Tekst - kan anvendes i de tilfælde, hvor faciliteten skal understøttes af en tekst for at give mening

Funktionen til administration af nøgleadresser anvendes typisk ved udlejning af feriehuse, lejligheder og værelser med private ejere. Du kan fleksibelt oprette diverse udleverings- og afleveringssteder af nøgler og tilknytte de relevante overnatningsprodukter.

Der findes en række rapporter i BookingStudio som er optimeret til en lang række formål. Som udgangspunkt vil du være godt dækket ind med rapporter inden for områderne:
 

Økonomi (herunder analyser af omsætning og vareforbrug) Ankomst og afrejse Kapacitetsudnyttelse Statistik Driftsanalyser og diverse oversigter

 
Får du brug for yderligere rapporter, sørger vi for at udarbejde dem mod beregning.

Med BookingStudio kan du præcist styre den information og de funktioner, som de enkelte medarbejdere skal have adgang til. Hver enkelt medarbejder skal tilknyttes en brugerrolle, som administrator kan definere detaljeret.
 
Brugerroller kan f.eks. defineres med udgangspunkt i virksomhedens funktionsopdeling. Som eksempler på brugerroller kan nævnes sælger, skrankepersonale, bogholder og afdelingsleder.

Data import kan med fordel anvendes, når du ønsker at overføre store mængder af debitorer eller kreditorer til BookingStudio. Dette vil typisk være tilfældet ved opstarten af BookingStudio, hvor du skal overføre data fra dit gamle booking- eller økonomisystem.
 
For nye kunder kan vi desuden foretage en individuel analyse af, hvilke data der kan overføres til BookingStudio. Kontakt vores salgsafdeling for yderligere information. 

BookingStudio tilbyder ud over ovenstående en lang række muligheder og funktioner, der alle er testede, og som anvendes af vores kunder. Nogle af mulighederne og funktionerne kan du få indblik i under de andre menupunkter på hjemmesiden. Alternativt anbefaler vi en demonstration af BookingStudio, hvor du kan stille spørgsmål og få afklaret, om BookingStudio er det optimale redskab til dit bureau.